Os primeiros meses do ano marcam o momento em que os gestores e líderes responsáveis pela área financeira e contábil reservam um tempo para organizar todas as informações que devem constar na declaração de Imposto de Renda, que está prevista para ser entregue entre os dias 15 de março e 31 de maio.
Toda a preparação faz com que o processo seja realizado de maneira mais fácil, rápida e assertiva. Essa etapa é muito importante e delicada para companhias de qualquer área de atuação, já que um erro ou desencontro de informação pode causar grandes problemas para o negócio.
Pensando nisso, Thiago Campaz, CEO do VExpenses, plataforma especializada na gestão de despesas corporativas, listou cinco práticas que vão ajudar as empresas a declarar o imposto de renda.
1°- Manter o registro do fluxo de caixa atualizado diariamente
Quando falamos sobre Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ), é importante que, durante todo o ano fiscal, as empresas mantenham um bom registro diário do fluxo de caixa. Com ele, é possível identificar todas as transações feitas com mais facilidade, sejam elas fixas ou variáveis, investimentos ou despesas. Com todos os dados corretos em mãos, a chance de errar é menor. Além de ajudar o negócio com o Fisco, um bom controle financeiro consegue identificar os desafios que as companhias podem encontrar, tornando-as mais preparadas para enfrentá-los e evitar a falência. Por isso, é importante investir em tecnologias que controlam os gastos de forma clara e sem burocracia.
2°- Separar o CPF do CNPJ
Por mais clichê que pareça, muitos empreendedores ainda erram ao misturar as contas pessoais com as da corporação, o que, além de prejudicar o crescimento do negócio, interfere na hora de declarar as informações para o Fisco. Por isso, o ideal é sempre manter as contas bancárias separadas. Uma dica para melhorar ainda mais esse acompanhamento de gastos é utilizar cartões corporativos, já que, principalmente com os cartões pré-pagos, é possível personalizar o limite de gastos a serem desembolsados a cada mês. Além disso, já existem no mercado cartões corporativos e empresariais cujas despesas são conciliadas automaticamente no mesmo momento em que são realizadas. Soluções como esta, que oferecem mais recursos do que os modelos tradicionais, são sempre preferíveis por facilitarem os processos e registros financeiros da empresa, diminuindo os erros de preenchimento manual, irregularidades e até mesmo as fraudes.
3°- Prestar atenção com o preenchimento dos formulários
Errar durante o processo de preenchimento de formulários é mais comum do que se imagina. Incluir um zero a mais ou incluir uma informação no campo errado pode colocar a empresa na malha fina, trazendo prejuízos enormes. Por isso, o site da Receita Federal avisa quando o somatório de todos os bens ultrapassa o valor de R$ 5 milhões, justamente para alertar possível falha. Neste momento, é preciso redobrar a atenção. Uma dica aqui é contar com o auxílio de um profissional experiente, que não te deixará errar. Aposte no serviço de uma consultoria contábil, uma assessoria ou até mesmo em um profissional freelancer. Esse investimento poderá te poupar muita dor de cabeça futura.
4°- Escolher o regime tributário ideal
Cuidado na hora de escolher o regime tributário para a sua empresa, para que não haja a cobrança de taxas e tributos a mais do que o necessário para o seu negócio. Por mais simples que pareça, algumas pessoas ainda têm dúvida sobre a categoria certa para o seu negócio. Novamente, vale a pena contar com o auxílio de um profissional experiente, que pode ser tanto do ramo contábil, quanto do ramo do direito empresarial.
5°- Ter atenção aos prazos
Alguns impostos têm prazos de pagamento específicos, com datas trimestrais e mensais. Por isso, atrasar ou realizar pagamentos fora de época é um dos problemas fiscais mais comuns e que pode acarretar multas e irregularidades para o seu negócio. Portanto, é muito importante se atentar aos prazos.
Diante desses riscos e cuidados, dá para perceber que manter o controle financeiro e fiscal não é uma tarefa nada fácil, e representa um desafio enorme para as companhias de diferentes tamanhos. Por isso, para manter a saúde financeira dos negócios é muito importante contar com a ajuda de plataformas de gestão de despesas que disponibilizam dashboards que mostram todas as despesas da empresa em tempo real e cartões corporativos que ajudam a centralizar o controle dos gastos sem diminuir a autonomia da operação. Assim, o processo de declaração de IR ficará mais fácil tanto para os responsáveis por tal função, como para os empreendedores e fundadores, já que as informações financeiras estarão disponíveis de forma mais transparente e confiável.
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